ARCHIWUM KWP WE WROCŁAWIU - Dostęp do zasobów archiwalnych - KWP we Wrocławiu

Podstawowym zakresem działania Archiwum Wydziału Bezpieczeństwa Informacji Komendy Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu jest:

gromadzenie i ewidencjonowanie dokumentacji,
wykonywanie usług w zakresie opracowywania kwerend,
sporządzanie kserokopii dokumentów,
prowadzenie działalności informacyjnej,
udostępnienie dokumentacji archiwalnej.

Archiwum posiada w swoim zasobie dokumentację stanowiącą:

materiały b. Milicji Obywatelskiej wytworzone w latach 1955-1990 (byłego województwa  Wrocławskiego, Legnickiego, Wałbrzyskiego i Jeleniogórskiego)
materiały b. Komend Wojewódzkich Policji w Legnicy, Wałbrzychu, Jeleniej Góry wytworzonych w latach 1990-1998
materiały wytworzone przez KWP we Wrocławiu od 1990 roku.

Dokumenty wytworzone przez MO do roku 1954 oraz łączące się z działalnością b. Służby Bezpieczeństwa oraz ZOMO wytworzone do roku 1990 zostały w całości przekazane do Instytutu Pamięci Narodowej Oddział we Wrocławiu ul. Sołtysowicka 21a 51-168 Wrocław

Zasób archiwalny stanowią:

materiały archiwalne kategorii „A” – mające znaczenie jako źródło o wartości historycznej, które przechowywane są wieczyście i nie podlegają brakowaniu,
dokumentacja niearchiwalna kategorii „B” – o czasowym praktycznym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

Archiwum udostępnia swój zasób do celów:

służbowych uprawnionym podmiotom,
naukowo-badawczych,
publicystycznych i innych.

Formy wnioskowania:

Wniosek skierowany do Komendanta Wojewódzkiego Policji we Wrocławiu powinien mieć postać sformalizowaną i może zostać złożony:

w tradycyjnej formie pisemnej,
listownie na adres: Komendant Wojewódzki Policji we Wrocławiu ,ul. Podwale 31/33, 50-040 Wrocław
osobiście – na biurze przepustek Komendy Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu ul. Podwale 31/33, 50-040 Wrocław
za pośrednictwem ePUAP – adres strony internetowej www.epuap.gov.pl,

WAŻNE!

Szczegółowe informacje w zakresie przyjmowania i obsługi dokumentów elektronicznych znajdują się z zakładce Elektroniczna Skrzynka Podawcza na stronie BIP KWP Wrocław.

Zgodnie z art. 63 § 3a Kpa podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:

być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej,
zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym
w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru,
zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Wniosek podlega ocenie organu administracji publicznej, który po sprawdzeniu jego kompletności oraz właściwej formy, bada uprawnienie wnioskodawcy do uzyskania żądanego zakresu danych. Jeżeli wynik sprawdzenia będzie pozytywny, dane podlegają udostępnieniu. Odpowiedź organu, podobnie jak zapytanie, może zostać udzielona zarówno w formie pisemnej, jak i w formie dokumentu elektronicznego. Decydujące w tym zakresie pozostaje żądanie wnioskodawcy.

Wymogi formalne wniosku:

Zgodnie z art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z 2021 r., poz. 735) – dalej jako KPA, podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

Na zasadach określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r.
w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się
w archiwach wyodrębnionych, materiały archiwalne pozostające w zasobie Archiwum KWP we Wrocławiu udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zawierającego:

imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały - jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,
wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą (zasadnym jest wskazanie cezury czasowej, zasięgu terytorialnego),
określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych (w przypadku udostępnienia dla celów naukowo-badawczych zasadnym jest dołączenie do zgłoszenia zaświadczenia z uczelni oraz wskazanie tematu i zakresu pracy naukowej),
proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych,
upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w pkt 1 i 2.
udostępnienie do celów naukowo-badawczych wymaga od wnioskodawcy załączenia zaświadczenia z uczelni,
udostępnienie do celów innych niż naukowo-badawcze wymaga od wnioskodawcy wskazania swojego interesu prawnego.

Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania (art. 64 § 1 Kpa). Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania (art. 64 § 2 Kpa).

Zasady udostępniania zasobu Archiwum Wydziału Bezpieczeństwa Informacji KWP we Wrocławiu:

Udostępnianie akt:
1) zawierających informacje niejawne - następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;
2) zawierających informacje publiczne – następuje zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej;
3) zawierających dane osobowe - następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;

Zaświadczenia:

Archiwum wydaje zaświadczenia na podstawie posiadanej dokumentacji, zgodnie z działem VII KPA.

Ograniczenia stosowania przepisów RODO.

Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej,
na podstawie art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ogranicza się stosowanie RODO:

• art. 16 – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,

• art. 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

Podstawy prawne:

ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (tj. Dz.U.z 2019 r., poz. 742),
rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej jako RODO,
ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2019 r., poz. 1781),
ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych
w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz.U. z 2019 r., poz. 125),
ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz.U. z 2020 r., poz. 2176),
ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U.
z 2021 r., poz. 735),
ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.),
rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2011r. Nr 196 poz.1161),
zarządzenie nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r.
w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej
w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz. 95 z późn. zm.).

Wzór wniosku o udostępnienie materiałów archiwalnych z zasobu Głównego Archiwum Policji

Archiwum KWP we Wrocławiu mieści się we Wrocławiu przy ul. Połbina 1, czynne od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 – 15.30.

asp.szt. Anita Kawa

Wydział Bezpieczeństwa Informacji

KWP Wrocław